La “Check List” de votre planning de pré-production – 11 étapes pour un projet à succès

“Essayons vraiment d’y penser avant de démarrer !” est certainement le meilleur conseil que vous puissiez un jour recevoir en affaires. Bien trop de productions vidéo démarrent à mi parcours du projet – avec une idée “cool”. Une mauvaise idée. Une idée qui mène sur la mauvaise voie ou pire que tout, pas d’idée du tout. Si vous n’avez pas pris le temps de préparer correctement votre vidéo, cela échouera probablement. Par “échouer”, je veux dire échouer à atteindre un quelconque objectif commercial (“Etre présent sur votre site” n’est pas le signe d’un objectif commercial atteint).

Il y a plein de différents types de vidéos que vous pouvez créer pour promouvoir votre activité et il y a beaucoup de facteurs et de coûts qui sont engendrés par la production d’une vidéo. Cet article a été crée pour permettre au lecteur d’avoir autant un outil de planning d’une production vidéo, qu’une vue d’ensemble de tous les éléments et activités annexes associés à la création d’une vidéo d’entreprise. Votre vidéo ne nécessitera pas forcément chacune des étapes décrites ci-dessous. En fait, certains projets (enregistrer un expert de la présentation télé pour du coaching par exemple) peuvent être assez répétitives et ne nécessiteront que certaines des étapes. Cela veut dire, que le succès de votre projet vidéo sera largement déterminé par le temps et les efforts que vous aurez correctement plannifiés pour le mener à bien. Si vous n’avez pas une idée précise et un plan solide de tournage en place, peu importe le nombre d’expertise et d’expert rassemblés en production ou en post-production rien ne sauvera votre projet. Réfléchissez aux instructions suivantes avant de démarrer votre prochain projet vidéo:

Check-List d’un planning de pré-production

Le défi avec cette phase de la production d’une vidéo, c’est qu’alors que c’est la phase la plus importante de la production d’une vidéo, c’est également la plus difficile à justifier en terme de tarifs. Il est relativement plus aisé de chiffrer l’équipe, le matériel et le temps de montage, mais combien une idée vaut-elle  ? (Beaucoup, il semblerait)… et qui veut payer pour un “planning”? Si vous souhaitez que projet vidéo réussisse, prenez le temps de considérer les étapes critiques qui composent l’étape dite de “pré-production”:

1 – Définissez vos objectifs commerciaux. A quoi souhaitez-vous que votre video vous serve ? A augmenter votre visibilité ? A diriger le trafic vers une landing page ? A motiver vos client à acheter vos produits ? A influencer les personnes clefs de votre industrie ? A valoriser le fait que votre entreprise a une conscience environnementale ? A clairement vous différencier de vos concurrents ? A économiser des frais de transports pour vos ventes ? Pour qu’une nouvelle cible d’audience soit sensibilisée aux  problématiques que rencontre votre industrie ? Pour accompagner des prospects sur le chemin que vous souhaitez lui faire découvrir ? Cette liste est sans fin mais chaque objectif commercial devrait être associé à une action mesurable. Si vous ne pouvez pas clairement lister vos objectifs commerciaux, vous êtes clairement en train de perdre votre temps et votre argent. “Avoir une vidéo sur mon site” ou “je suis le rythme de mes concurrents” n’est pas un objectif commercial. Déterminer un objectif commercial, vous permet de vous concentrer sur les dépenses. Le manque de préparation est la raison principale des échecs en production vidéo.

Répondez à cette question: Que souhaitez-vous qu’il se passe lorsque les gens auront fini de regarder votre vidéo ?

2 – Définissez votre audience. Le marketing est la façon de transmettre la valeur de votre produit ou de votre service à une audience spécifique. A moins que vous ne soyez Google ou l’Eglise Catholique (il subsiste des rumeurs mais elles restent infondées.), vous avez probablement une audience restreinte et bien définie qui est intéressée par les avantages de votre produit ou de votre service. Vous devez savoir qui sont vos clients et vos prospects et différencier votre message en fonction de cette audience spécifique. Cette étape demande un certain degré de recherches. Plus les recherches sont restreintes plus vous avez des chances d’y arriver car vous pourrez transmettre un message à une audience qui est intéressée. Quelle est la démographie et les habitudes de votre audience cible ? Quels sont ses besoins ? Ses préférences ?

Répondez à cette question: Qu’est-ce qui intéresse cette audience et comment vos produits ou services peuvent y être reliés ?

3 – Développer votre message. (Nous ne sommes toujours pas “créatifs”, cela va venir…). Par “message”, j’entends quelles sont les idées, les thèmes sur lesquels vous avez besoin de communiquer. Idéalement, il n’y a qu’un message principal mais si vous avez des intentions internationales en tête pour votre vidéo alors vous souhaiterez très certainement inclure deux ou trois messages clefs. Quelles sont les choses que vous avez besoin de dire à votre audience et dans lesquelles ils pourront se projeter ainsi que comprennent et se rappellent après avoir regardé votre vidéo. Evidemment, plus vous incluez de messages, le moins votre audience sera apte à comprendre et se souvenir d’aucun d’entre eux.

Répondez à cette question ? Quel problème spécifique est-ce que j’essaie de résoudre et comment je communique sur ma solution à ce problème ?

4 – Quel est votre budget ? Ce sujet, plus que n’importe lequel, est sujet à débat. Comment pouvez-vous déterminer un budget avant même d’avoir une idée ? Ou inversement, comment pourrez-vous ne serait-ce que songer à une idée sans le moindre budget en vue ? (“Ok, imaginez ceci… un million de peluches multicolores en train de courir après J-Lo, dans les embouteillages au milieu de  Time Square. aux heures de pointes..”). Vous aurez probablement à faire quelques recherches au préalable, si vous n’avez aucune expérience en production vidéo, mais à la fin de la journée, vous, ou quelqu’un à qui vous associer, aura le budget pour votre projet vidéo. Il y a peu d’intérêt à discuter projet vidéo avec quiconque si vous ne pouvez communiquer un budget. Si vous n’êtes pas familiarisé avec les coûts de production vidéo, vous pouvez commencer ici en guise premières références.

Répondez à cette question ? Trouvez une vidéo qui ressemble à ce que vous souhaiteriez réaliser et demandez à des entreprises de productions vidéo: Qu’est-ce qu’une vidéo comme celle-ci coûterait ?”

5 – Plannifiez la distribution. Bien que la promotion et la distribution soient hors sujet dans cet article, il est important de comprendre qu’il faut plannifier votre distribution avant même de la créer. Où, comment et pourquoi les gens regarderont-ils votre vidéo ? Connaître les réponses à ces questions, vous aidera à déterminer les réponses aux prochaines étapes de la production. Une audience est très différente d’un portail professionnel , d’une personne regardant votre vidéo sur son smartphone. Il n’y a pas vraiment d’intérêt à créer une vidéo si vous n’avez pas de plan pour que les gens la voient. Mettre votre vidéo en haut sur votre site permettra ou non de “déplacer le curseur”. Mais si l’entreprise à laquelle vous vous êtes adressé, ne sait pas répondre à cette question, je vous suggère de prendre un second avis.

Répondez à cette question ? Comment allez-vous faire pour que les gens regardent votre vidéo ?

6 – Concept – Quelle est la idée principale ? Souvent (spécialement en publicité télé) les projets vidéos démarrent en concepts à la recherche de buts. (“Imaginez une vidéo avec d’incroyables bébés en rollers portant des couches, c’est sûr, quelqu’un va en vouloir !!!!”). Je suppose que si votre concept est assez marquant alors vous pouvez ajouter votre logo sur à peu près de n’importe quelle idée et avoir une campagne vidéo qui fonctionne, mais l’exécution de la plupart des idées ingénieuses  n’atteint jamais les espérances enthousiastes imaginées à la conception.  Ainsi … en gardant les pieds sur Terre, la grande majorité des concepts de production vidéo sont influencés  par des impératifs pratiques et créatifs. “Le concept” ou “l’idée” peuvent être aussi simples que “déplaçons le PDG de derrière son grand bureau et montrons-le parlant en vrai,  aux clients” ou cela peut être aussi complexe ou grandiose que votre imagination et budget le permettent. Dans tous les cas, c’est là où la valeur est vraiment créée. Personne ne doit se souvenir de qui venait l’idée, cela invite à l’émulation autour de la marque sur un évènement unique et les filmer en train d’en parler pourrait aussi être la “grande idée”, responsable d’une hausse des taux d’inscriptions sur votre site.  Malheureusement, il est très difficile de chiffrer des idées alors elles sont bien souvent emballées dans les coûts d’exécution.

Répondez à cette question: Quelle est l’idée de votre vidéo ?

7 – Traitement et Story Board. Votre concept ou idée est l’idée d’ensemble de la vidéo. Un “traitement” est un résumé de comment cette idée va être réalisée. Sur de gros projets, le traitement est habituellement d’une page du résumé de votre idée qui va souligner le style de la vidéo et les outils audiovisuels qui seront utilisés pour communiquer votre message clef. A partir de là, pour mieux se rendre compte du concept, vous devrez détailler la vidéo scène par scène (traditionnellement). Pour ce faire, un “storyboard” est crée pour mettre en avant les différentes sections de votre vidéo. Le storyboard emmène votre concept ou idée et réfléchit à des choses telles que: utiliserez-vous une voix off pour illustrer ce qui est montré; utiliserez-vous de l’animation; souhaiterez-vous employer des comédiens, si oui, lesquels et combien; désirez-vous utiliser de la musique pour poser une ambiance ou maintenir une certaine distance; quels seront les lieux filmés; etc. C’est l’étape où vous déterminez le style, le rythme, la durée (voire plus sur le sujet plus bas) et la structure de votre vidéo. Le storyboard est la manifestation physique du traitement. Il décompose votre vidéo en trois composantes clefs: 1. Script / Narration – qu’est-ce qui y est raconté, par qui – à l’écran ou en off. 2. Qu’est-ce qui est montré à l’écran – où l’action se situe-t-elle et qui ou quoi est dans chaque scène. 3. Quels sont les autres éléments (logo, texte, animations, music track, sound effects, etc.) dont vous aurez besoin pour illustrer ce qui sera dit et montré. Même si vous ne planifiez pas d’avoir un storyboard détaillé (un conseil, vous devriez…), c’est toujours un exercice enrichissant d’écrire la structure de votre vidéo. Cela vous permet de penser à travers votre vidéo d’une façon logique et vous permet de partager cette vision avec les autres. C’est également un outil particulièrement utile pour la responsabilisation de chacun. Vous ne pourrez pas vous étonner auprès de la maison de production, une fois que la vidéo sera terminée: “Pourquoi quelque chose n’était pas inclus pendant le tournage ? “, si cela n’était pas inscrit dans le storyboard. Un storyboard bien écrit maintient chacun dans un engagement responsable. 

Répondez à la question: Quelle est la liste des détails qui doivent être inclus dans cette vidéo ?

8 – Durée de la vidéo. Le plus court est le mieux, mais plus court est aussi le plus difficile. Plus court semble risqué car vous devrez nécessairement mettre des choses de côté et délivrer votre message en vous concentrant sur un petit nombre d’idées clefs. C’est compliqué à faire. Mais étant donné que la capacité d’attention est toujours en déclin, “plus court” devrait définitivement être le but. “Plus court” est un guide et non une règle. Si vous réalisez une vidéo de démonstration de produit, une vidéo de coaching ou quelque chose d’autre destiné à  quelqu’un qui de très avancé sur le cycle d’achat – alors ces audiences pourraient bien en vouloir plus, plus de détails. La durée de votre vidéo alors dépend vraiment de la motivation de vos spectateurs. Une bonne règle pour obtenir plus de “like” et autres “coeur” (qui ciblent l’audience qui est déjà informée et intéressée par vos produits ou services), les vidéos y durent entre une et deux minutes. Votre vidéo a besoin d’être succincte,  elle doit inclure des informations ciblées, pertinentes et il vaudrait mieux que ce soit intéressant.

Répondez à la question: De combien de temps avez-vous besoin pour allez droit au message de votre vidéo ?

9 – Approbation. Qui a envie de rentrer dans un processus d’approbation ? Quelle est leur engagement et ont-ils un avis et quel qu’il soit,  devrait-il être communiqué à l’avance ? C’est devenu encore plus important dans les grosses entreprises. Si vous ne prenez pas le temps de faire circuler le storyboard et l’emploi du temps aux personnes impliquées dans l’approbation de la vidéo, vous pourriez être confronté à un choc quand ils vous diront que vous avez mis quelque chose de côté ou êtes passé à côté de quelque chose d’important, que vous n’avez pas représenté le matériel comme ils l’auraient souhaité… Chaque vidéo d’entreprise devrait, avant toute diffusion, être d’abord envoyée à au  moins un collègue accompagnée de la question “Que penses-tu de ça ?”. Pourquoi ne pas agir de la même façon avec le storyboard ?

Répondez à la question: Qui a besoin d’approuver la vidéo et où pouvons-nous les inclure dans le processus ?

10 – Les rendez-vous de pré-production. La taille et la portée du travail vont déterminer le nombre de vos rendez-vous ainsi que le nombre de personnes impliquées dans le processus de pré-production vidéo. Sur de grands projets conceptuels, nous facilitons parfois ces histoires de réunions en les organisant avec le plus grand nombre de personnes associées au projet afin de s’assurer que nous obtenions tous les points de vue et être  les plus pertinents sur le projet. Ce processus s’est avéré inestimable dans la découverte d’histoires et des référence que personne d’autre n’aurait su ou n’aurait réalisé. Sur de plus petits projets, un dossier de production vidéo simple peut être suffisant pour faire une estimation et commencer le processus de planification – particulièrement si une bonne relation de client/fournisseur existe déjà. Mieux est la collaboration, mieux est le résultat.

Répondez à la question: Quels points de vue auraient vraiment de la valeur dans le processus de planification ?

11 – Emploi du temps et planning de production. Les tournages, même les plus petits, sont des défis de logistiques. Il y a un nombre incalculable d’imprévus dans la production vidéo et par conséquent, il y a un nombre incalculable de choses qui peuvent aller mal (il y a toujours quelque chose…). Le planning de pré-production va miniser les risques associés à votre projet. Certaines choses sont à étudier en amont avant que les types aux caméras n’arrivent:

Les Repérages de lieux de tournage – Où allez-vous tourner et quels sont les problématiques liées au lieu ? Y a-t-il de la lumière, du matériel de prise de son ou encore d’autres problèmes logistiques que vous aurez à résoudre. Une visite de pré-production des lieux et des discussions sur place avec la maintenance et l’équipe de sécurité seront nécessaires.

Les Autorisations – Avez-vous les autorisations nécessaires pour filmer, des autorisations ou des décharges concernant les personnes qui apparaîtront dans la vidéo, des assurances spécialisées, des autorisations de stationnement pour l’équipe et son matériel, etc.

L’Equipe – Qui est votre équipe de production ? A la caméra, au son, aux lumières, à la réalisation, les assistants de production, les techniciens spécialisés, l’opérateur de prompteur ? Quand est-ce que le tournage démarre et de combien de temps dispose l’ensemble de l’équipe pour être fin prête ?

Le Matériel – De quel type et de combien de caméra avez-vous besoin ? Qu’avez-vous en secours si quelque chose ne devait pas fonctionner ? Disposez-vous de toutes les lumières nécessaires, les objectifs adaptés, le matériel de prise de son, les sliders, les réflecteurs, les outils, le bloc électro, etc. est-ce que tout est bien nécessaire ? Avez-vous besoin d’équipements spéciaux, ou d’autorisations, ou de produits supplémentaire pour le tournage.

Les Comédiens ou présentateur – Qui apparaît à la caméra ? Sont-ils préparés à être face à une caméra ? Ont-ils répété leur texte ou utiliseront-ils un prompteur. Quand vont-ils arriver ? Que vont-ils porter ? Veulent-ils / Ont-ils besoin d’un coiffeur et d’une maquilleuse ? Ont-ils du temps à consacrer au tournage ? (la réponse ici est toujours “oui”, “ooui” ! …)

La Météo – Tournez-vous en extérieur ? Que se passe-t-il si il pleut, neige, arrive un ouragan ? Avez-vous des dates alternatives ?

Emploi du temps – Est-ce ue votre storyboard dispose d’un emploi du temps et d’une liste des plans qui permette à chacun de savoir quand il doit arriver et combien de temps dure chaque scène ou chaque tournage ?

Si vous vous préparez correctement sur chacune de ces étapes et que vous prenez le temps de bien verrouiller votre plan  de tournage, vous aurez plus de chances de réussir votre prochaine production vidéo.

 

Librement adapté du blog One Market Media de Jimm Fox

 

 

 

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